中産連のコンサルティング
・企業内研修
コンサルティングプログラムのご紹介
テレワーク導入支援
ねらい
テレワークを進めると、「従業員の安全と健康の確保」「働き方改革の実現」に加え、業務のやり方が根本的に変わり、改善が進み、「劇的に生産性が向上」することが、期待できます。
特徴
コンサルティングでは、現状業務を分析し、業務を見直し、ツールを導入できる環境を整備します。
① テレワークを有効に導入する為の業務の見直しを実施します。
② どこに、どういう機器・ツールを導入すれば良いかを選定し、導入を支援します。
③ 導入後の定着化と、職場全体のコンセンサス醸成を支援します。
テレワークに向けた業務の見直し
テレワークを実現のために、現状の業務を洗い出し、改善の基本であるECRS(排除、結合、交換、簡素化)の切り口で、業務のやり方を見直します。
最近、テレワークの課題として話題になっている様に、「請求書が郵送で送られてくる」等の取引先が関係する課題もありますが、「社内処理の為には、書類に押印が必要」等の社内ルールの見直しで解決できる課題もあります。まずは、できるところから、一歩ずつ進めることが肝心です。
ツールを上手に活用する
テレワークを実現する為には、いくつかのツールが必要です。
①電話転送サービス。会社の電話をスマホ等に転送してくれます。
②FAXを受信しクラウドで管理し、閲覧できるツールもあります。一方、書類をPDFフォーマットでメールに添付して送って貰うのも手です。
③Web会議。直接会うことができない場合でも、顔を見て話ができます。無償で使えるツールも多いです。
④クラウド型ファイル共有。自宅から会社のサーバや共有ストレージにアクセスできる様にすることも可能ですが、情報漏洩のリスクが高いので、注意が必要です。クラウド型のファイル共有ツールであれば、セキュリティが確保されています。
⑤クラウド型勤怠管理システム。タイムカードに代わり、ソフトで在宅勤務でも、仕事の開始、終了を管理できます。ツールによっては、在宅勤務か会社勤務かの状況や計画も、確認できます。
必要な機器の整備
先に述べたツールを使って、自宅でテレワークを行おうとすると、ハードウェア面で準備すべきものがあります。
特にWeb会議を行う時には、以下の点を留意して準備が必要です。
①パソコン(PC)。会社と自宅の両方で使える様にノートPCが良いです。スマホやタブレットからも、会議に参加できます。
②マイク、スピーカ。ノートPCには、付いているものもありますが、キーンと言ったノイズが出る場合があります。イヤホンやヘッドセット（マイクとスピーカが一体の物）を活用すると良いでしょう。
③カメラ。ノートPCにカメラが付いていない場合は、USB接続のウェブカメラを準備する必要があります。また、手持ちのスマホをウェブカメラにするアプリもあります。
④ネットワーク。自宅にインターネット回線がない場合は、スマホのWiFiデザリング機能を使うという方法があります。
運用定着化
テレワークを根付かせるためには、職場全体のコンセンサスが必要です。
①在宅勤務者と会社勤務者の間の意思疎通、
②本当に働いているのか、空残業になっていないのかと言った疑念の払拭、
③働いた時間で管理するやり方から、仕事の質で評価する制度の確立
まずは、できることから一つずつ進めてみましょう。
テレワーク導入事例
電設資材商社のＧ社では、営業部門の残業時間が多いのが長年の悩みでした。営業部門は代理店の外回りを行う担当者と、注文受付と発送手配を行う営業事務担当者の計１８名で業務を行っていました。
当初は、残業時間削減でコストカットしたいという要望でしたが、近年課題になってきた「働き方改革」を意識して根本から行うことを助言しました。これまでのアナログ的な仕事のやり方をＩＴツールでの運営に替えていくことが必要で、「もう時代は変わった、皆も変わってくれ」という社長の決意を社員に宣言していただきました。
まず外回りの仕事について、ビデオ会議、勤怠システム、旅費精算システムなどの導入、次に代理店からの発注処理についてEDI（Electronic Data Interchange：電子データ交換）の導入を行いました。最後に希望者にモバイルＰＣを貸与し、就業規則を見直し、自宅でのテレワークも可能にしました。
以上の業務改善を進めた結果、営業部門の残業時間は劇的に削減し、また新型コロナウイルス感染症が蔓延する前に体制づくりが出来ていたので、多くの業務を在宅勤務で行うことが可能でした。
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