◎審査処理フロー
「プライバシーマーク付与適格性審査に関する約款」の内容に沿って実施いたします。
注１）改善結果の報告は、原則として指摘事項通知後3ヶ月以内にお願いいたします。
◎申請書の受付
受け取った申請書類については、まず申請書類の不足及び記載漏れを確認します。
申請書類を確認後、請求書を送付しますので、プライバシーマーク申請料を、指定の口座に速やかに振り込んでください。
◎形式審査
記載内容に不備がないか、申請資格があるか等の形式審査をします。この結果に問題がない場合は、申請を受理し、「プライバシーマーク付与申請に係る申請書類受領証」を送付します。
申請書類の記載内容に不備がある等の場合、申請事業者の費用負担で申請書類を返却させていただきます。
◎書類審査
受理された申請書類の記載内容等に関して、個人情報保護マネジメントシステム(PMS)等の個人情報保護の行動指針を定めた規程類の整備状況、それらの規程類に準じた体制整備状況の視点から審査を行います。
基本的には、先に示した「プライバシーマークの付与を申請できる事業者」
としての条件を満たしていることが必要ですが、特に下記の事項については重要な条件となります。
- 個人情報の管理者が指名され、個人情報保護についての社内の責任、 役割分担が明確である等、個人情報を適切に取り扱う体制が整備されていること。
- 申請までに年１回以上、個人情報保護マネジメントシステム(PMS)の周知徹底の措置 (教育、研修等)を実施していること。
- 申請までに１回以上、事業者内部の個人情報の保護の状況を監査していること。
- 当該者に係る個人情報保護に関する相談窓口が常設され、かつそれが消費者に明示されていること。
- 当該者が有する個人情報について、外部からの侵入又は内部からの漏えいが発生しないよう適正な安全措置を講じていること。
- 企業外部への個人情報の提供、取扱いの委託を行う際には、 責任分担や守秘に係る契約を締結する等、 個人情報について適切な保護が講じられるよう措置していること。
審査に際して生じた疑義については、別途必要な資料の提供を求めることもあります。
◎現地審査
書類審査が終了すると、申請事業者に対して現地審査を実施します。これは、書類上の審査において生じた疑義の確認、及び個人情報保護マネジメントシステム(PMS)の通りに体制が整備され、運用しているか等について確認するために行うものです。審査時間は申請者の規模に応じて異なりますが概ね半日〜１日です（移動が必要な場合は複数日になる場合もあります）。時間についてはこちら
◎審査会
不備事項の改善が終了した事業者について、プライバシーマーク付与認定の可否を決定します。
決定結果は、申請者に対してプライバシーマーク付与申請審査通知の送付によって行います。
◎合格証の発行〜使用許諾証交付
合格証の発行〜使用許諾証交付は、申請事業者と一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）との間で直接行います。手順の詳細についてはこちら
◎認定の公表
認定の結果は、一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）と中産連のホームページで公表します。
